Assistente Administrativo

Estamos em busca de uma pessoa para atuar como Assistente Administrativo(a), em nossa sede na Vila Olímpia, São Paulo, em modelo presencial.

O principal objetivo deste cargo será apoiar as rotinas administrativas e operacionais do escritório, contribuindo para a organização dos ambientes, o acompanhamento das demandas do dia a dia e o suporte às necessidades das diferentes empresas que compartilham o espaço.

Esta pessoa atuará no acompanhamento das rotinas de facilities, organização e conservação dos ambientes, controle de materiais, contato com fornecedores, recepção, infraestrutura e demais demandas administrativas e operacionais do escritório. Também será responsável por identificar necessidades, registrar e comunicar ocorrências aos responsáveis e acompanhar solicitações junto aos prestadores de serviços.

Além da atuação no escritório da Vila Olímpia, o profissional poderá apoiar demandas operacionais relacionadas aos demais escritórios das empresas, quando necessário, auxiliando no acompanhamento das necessidades e na atualização dos controles relacionados a cada local.

Também atuará na recepção e no atendimento de clientes, parceiros, colaboradores e visitantes, contribuindo para uma experiência cordial e para a manutenção de um ambiente profissional, organizado e adequado ao funcionamento das empresas que utilizam o escritório.

Atribuições da função

• Apoiar a organização, conservação e funcionamento adequado dos ambientes do escritório.
• Acompanhar demandas de manutenção, infraestrutura, limpeza e serviços, acionando prestadores e acompanhando sua execução.
• Apoiar o cumprimento dos procedimentos internos relacionados à organização e utilização dos espaços.
• Apoiar o controle e organizar o estoque de materiais de escritório, copa, limpeza e demais insumos, acompanhando necessidades de reposição e compras.
• Realizar e direcionar o atendimento geral de colaboradores, clientes, parceiros e visitantes, incluindo recepção, direcionamento de solicitações e apoio à chegada de convidados.
• Organização e preparação de salas e ambientes para reuniões, eventos e visitas conforme regras e diretrizes internas
• Apoiar as rotinas administrativas e operacionais do escritório, incluindo organização de documentos, controles, equipamentos, acessos e demais itens de uso comum conforme regras e diretrizes internas
• Apoiar a organização e execução de reuniões, eventos e ações internas conforme regras e diretrizes internas.
• Acompanhar prazos, pendências e ocorrências das rotinas do escritório, comunicando aos responsáveis quando necessário.
• Receber, conferir e organizar materiais, entregas e correspondências, mantendo os controles atualizados.

Requisitos obrigatórios

• Formação superior completa ou cursando em Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
• Conhecimento em Pacote Office e Google Workspace.
• Capacidade de organizar atividades e lidar com diferentes demandas simultaneamente.
• Experiência mínima de 6 meses em rotinas administrativas, operações, facilities, atendimento ou áreas relacionadas.